Ventajas competitivas que pueden derivarse de la gestión informatizada:

En la actualidad, las empresas garantizan su existencia en el mercado en base del cumplimiento de una serie de exigencias de calidad cada vez mayores. En muchas ocasiones no solo hay que superar año tras año el estándar exigido de calidad, si no que hay que hacerlo a un costo menor.

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Esto lleva a una revisión de los procesos, a identificar todos y cada uno de aquellos puntos susceptibles de mejora y a asignar prioridades para su posible y definitiva solución.

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La reducción de los costos de los procesos se llevara a cabo mediante la revisión y mejora de cada uno de ellos. en línea con los objetivos tendrá lugar la implementación del TPM y un sistema de gestión asistido por ordenador, que simplifiqué y agilice los procesos de gestión de los quipos, personal y tareas de mantenimiento.

Descripción de los estados de un parte de avería:

—La utilización de una asignación automática de estados en que se encuentra un parte de avería desde su solicitud, hasta el cierre del mismo, pasan por la gestión del propio parte en función de los datos utilizados, permitirá establecer un código con el que el personal de producción y mantenimiento pueden saber en que estado están las partes de avería.

Estado	Descripción	personal
10	Solicitud cursada	Producción y/0 mantenimiento
20	Solicitud de mantenimiento atendida	Mantenimiento
30	Pendiente de recambio almacén	Mantenimiento
40	Pendiente de recambio externo	Mantenimiento
50	En realización	Mantenimiento
60	Realizada por personal de mantenimiento	Mantenimiento
70	Aceptado por producción	Producción
99	Anulado	Producción y/o mantenimiento

Formato de solicitud de partes de avería:

Código del equipo: TLASAHSJ

(I.M)

Descripción del equipo: Maquina especial de……..

(I.A asociada al equipo)

Nivel superior: Línea de….

(I.A asociada al equipo)

Descripción nivel superior: L….

(I.A automática asociada al equipo)

Número de parte de avería: 9897878…

(I.A que asigna un número interno correlativo)

Nivel de urgencia:

(I.M del nivel de urgencia)

Fecha y hora de grabación de parte: …….

(I.M de la fecha y la hora para cuando se necesita la asistencia de mantenimiento)

Máquina parada:

Si

no

Prioridad del equipo:

(I.A asociada al equipo)

Código del solicitante del parte: ……

(I.M o bien seleccionarlo en la tabla)

Nombre del solicitante:

(I.M>)

Partes de Averia

Codificación de las averías:

Para la codificación de las averías se sigue el mismo método que para la de los equipos.

Se crea una jerarquía, y dentro de la misma unos niveles de desglose. Al comienzo es conveniente crear una estructura no excesivamente amplia y, a medida que vayan incrementando las necesidades, se podrá ir ampliando en sentido horizontal, como en vertical.

Proceso de realización de los partes de avería:

Cuando una línea de producción sufre una avería en uno de los equipos, solicita la correspondiente intervención al departamento de mantenimiento, para lo cual debe complementar el correspondiente parte de avería, un pequeño formato de papel con dos copias en el cual se describe el problema, así como los aspectos identificativos de la máquina.

El responsable de mantenimiento anota la avería para tener constancia de ella.

El operario de mantenimiento complementa lo que haya realizado y el tiempo empleado, y lo devuelve a su responsable; este hace llegar la copia a producción, quien introduce la aceptación de trabajo y las horas perdidas en la línea de producción.

Etapa 9: Consolidación del sistema y búsqueda de nuevos objetivos

Es muy importante decidir qué datos se deberán gestionar o conectar a este sistema y prever que la información que facilita el mismo pueda ser consultada de forma sencilla y desde distintos departamentos.

Una vez cubiertos los objetivos del mantenimiento de averías, el siguiente paso podrá ser reconducir el sistema hacia la explotación de la información que se precise para la implantación informatizada del mantenimiento preventivo ajustado a las necesidades.

Etapa 8: Estandarización del sistema y explotación de resultados

Al llegar a esta etapa se ha de evaluar el nivel de eficacia en la implementación conseguido. Ello supone valorar hasta qué punto se han logrado los objetivos de eficacia para las tareas realizadas exclusivamente por jefes de mantenimiento previamente a una reparación.

Aparte de la eficacia, se habrá de logrado evitar la duplicidad de tareas realizadas, y, además, conseguido su relación en tiempo real.

Con el nuevo método de trabajo, no solo se garantiza que no se va a perder información, sino que es directamente el departamento de producción quien realiza la solicitud del parte de avería.

Etapa 7: Introducción del sistema GMAO al resto de los módulos de producción

En esta etapa será de vital importancia identificar las variaciones existentes de uno a otro modulo de producción. En efecto, aunque es conveniente estandarizar en la medida en que sea posible, se debe tener en cuenta las características funcionales propias de cada uno de estos tales como numero de turnos de producción y mantenimiento, personal de mantenimiento en plantilla y externo, forma de acceso a los ordenadores, etc.

Por otra parte, los aspectos que pueden ser comunes podrán dar lugar a estandarizaciones de los procedimientos de trabajo de los módulos productivos.

Etapa 6: Formación y divulgación

Después de haber llevado a cabo la implantación del escenario se deben identificar las necesidades de cada usuario, pudiendo así diseñar un sistema de accesos según sea el perfil del usuario, es decir definir las partes del programa a las que cada usuario necesita tener acceso y qué tipo de acceso y qué tipo de acceso va a ser: modificable, de consulta, exploración de datos, etc.

Una solución para esto sería crear unos manuales que se ajusten a la información que cada grupo necesita tener a su alcance. Hay que tener en cuenta que el nivel del personal a formar, dependiendo del tipo de empresa, puede ser muy distinto.

Además no siempre será posible dotar de un cierto nivel similar al personal de ahí precisamente la importancia de facilitar al máximo la tarea de aprendizaje con manuales ajustados a sus necesidades.

Etapa 5: Identificación de las necesidades e interacciones

El objetivo de esta etapa es determinar lo requerimientos del sistema informatizado para el modulo piloto, así como las conexiones que se considera que el sistema deberá tener con otros departamentos. Uno de los factores a salvar es la aversión al cambio, sin embargo muchas veces no va a ser la dimensión del cambio lo que va a costar introducir, sino el momento de dar y asumir el paso hacia el cambio; pero si se decide dar este paso, puede ser conveniente aprovechar la situación de cambio para introducir otras mejoras que pueden estar relacionadas con el mismo problema.

Etapa 4: Selección de un área de producción piloto

En esta etapa se ha de hacer una implementación piloto en una determinada cantidad de equipos previamente seleccionados, que podría ser una sola maquina, un tipo de maquinas o toda una línea de producción, al hacer esta selección se deberá tener en cuenta todo aquello que facilite la implantación de la gestión informatizada. Sera de interés que el escenario piloto que se elija permita realizar ensayos de las distintas interacciones producción – mantenimiento referidas a gestión de averías que puedan darse más adelante.

Etapa 3: Seleccionar o diseñar un programa que se ajuste a nuestras necesidades

En esta etapa deberán ser analizados los estándares existentes en el mercado sobre programa GMAO y las modificaciones a llevar a cabo con cada programa de cada compañía, se deben consultar los distintos programas, comparar y decidir cuál de ellos se ajusta más a las necesidades de la empresa.

Es importante involucrar en este proceso a los departamentos directamente implicados, de producción, mantenimiento y calidad, ya que así podrán tener un conocimiento previo sobre el tipo de programa a ser implementado en la empresa.

Etapa 2: Crear el equipo de trabajo para la implantación del sistema

Este equipo puede estar integrado por personal del departamento de TPM, aunque también puede estar integrado por personal externo asesorado por dicho departamento. Otras posibilidades para formar este equipo seria con personal de la empresa y con pernal externo, es decir mixto, o finalmente también se podría utilizar un equipo externo a la compañía, aunque esta última solución no es muy recomendable dada la importancia que tiene la experiencia anterior y dado que el sistema deberá ser actualizado continuamente.

Etapa 1: Decisión de implantar un sistema GMAO y preparar plan desde TPM

o Definir los objetivos de la informatización de la gestión de mantenimiento

o Analizar la capacidad de la estructura y los recursos para asumir los objetivos fijados

o Evaluar los beneficios de la implementación de la GMAO

o Prever las necesidades en base con la experiencia del departamento de TPM

Objetivos del GMAO

En primer lugar, los Programas GMAO nos permiten disponer de gran cantidad de información, de una forma adecuada y fácil de extraer. Esto nos permite disponer de un historial de cada equipo, máquina o componente, tanto de características técnicas, como de averías, revisiones, sustituciones, fechas de las últimas incidencias o averías, personal, horas y materiales utilizados en la solución de los problemas, etc

Etapas de la introducción de la gestión del mantenimiento asistida por ordenador

En el siguiente cuadro se presentan las etapas de gestión de tareas de mantenimiento

	ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GMAO
Etapa 1	Decisión de implantar un sistema GMAO y prepara plan desde TPM
Etapa 2	Decisión y creación del equipo de implantación
Etapa 3	Seleccionar un programa que se ajuste a nuestras necesidades
Etapa 4	Selección de un escenario de implementación
Etapa 5	Identificación de necesidades e interacciones con otros departamentos
Etapa 6	Formación y divulgación
Etapa 7	Implantación al resto de células productivas
Etapa 8	Estandarización del sistema y explotación de los resultados
Etapa 9	Consolidación del sistema. Búsqueda de nuevos objetivos

Como elegir un programa GMAO

Debemos tener claro que la elección de un Programa GMAO no es fácil. Los programas no suelen ser ni baratos ni sencillos, y cada empresa-departamento de Mantenimiento es un mundo.

Antes de decidirnos por uno de ellos debemos tener claro que pretendemos, y hasta donde tenemos pensado llegar a gestionar con el GMAO. Desde luego, nuestro análisis debe tener una mínima perspectiva de futuro, dado que no todos los programas son ampliables, y no es tarea recomendable ni sencilla el cambiar de Software GMAO cada 3 años, porque se nos "quedara pequeño". Por ejemplo, si nuestra empresa tiene previsto abrir nuevas sedes-plantas, debemos conocer con exactitud si el programa lo permite. O si se puede consultar y manejar por un cierto nº de técnicos al mismo tiempo; o si son suficientemente adaptables sus formularios (listados, órdenes de trabajo, etc.) a la actividad de la empresa.

Afortunadamente, muchas empresas ofrecen la posibilidad de probar sus Programas GMAO de forma real, antes de adquirirlos; son las llamadas "versiones DEMO" que, aunque limitadas en algún aspecto (nº de equipo, tiempo de uso, etc.) nos permiten analizar de una forma objetiva las características del mismo, así como su adaptación a nuestra empresa.

¿Que es un GMAO?

Las siglas GMAO corresponden a la expresión:
Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador.
En la práctica, se trata de un Programa Informático (Software), que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/O instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc.
Los Programas GMAO suelen estar compuestos de varias secciones o módulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control exhaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de Mantenimiento como:
• Control de incidencias, averías, etc. formando un historial de cada máquina o equipo.
• Programación de las revisiones y tareas de mantenimiento preventivo: limpieza, lubricación, etc.
• Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como gestión o Control de Almacén.
• Generación y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para los técnicos de mantenimiento.